Mensalidades organizadas, sem perder o histórico.

Comece com um registro por cobrança

Guardar apenas uma marcação de “pago” no perfil do aluno não explica qual mês foi quitado. Organize uma cobrança para cada período e mantenha o vínculo com o aluno. Assim, um pagamento de setembro não se confunde com o de outubro, mesmo quando ambos foram recebidos no mesmo dia.

Um controle simples deve guardar aluno, período, valor combinado, vencimento, situação, data do pagamento e uma referência para conferência. Não copie dados de cartão ou outras informações desnecessárias para esse registro.

Defina o que cada situação significa

• A vencer: cobrança ainda não paga, dentro do prazo combinado.
• Pendente: valor que continua sem confirmação de recebimento.
• Pago: recebimento conferido pela equipe.
• Cancelado: cobrança que deixou de ser devida, com o motivo documentado.

Esses nomes são uma proposta de organização e podem variar conforme a ferramenta usada. O importante é que todos na equipe entendam os mesmos critérios. Se houver pagamento parcial, registre o valor recebido e o saldo restante para não encerrar uma cobrança incompleta.

Uma rotina de conferência que cabe no dia a dia

1. Antes de cobrar, confira o histórico. Veja se houve recebimento recente ou alteração do vencimento.
2. Após receber, confirme a origem e o valor. Compare o comprovante com o recebimento antes de marcar como pago.
3. No fim da semana, revise as pendências. Separe atrasos de cobranças que ainda estão no prazo.
4. No fechamento do mês, confira os totais. Compare registros e recebimentos para localizar diferenças.

Como lidar com um pagamento marcado por engano

Não crie uma segunda cobrança para compensar um erro de registro. Primeiro confira se o pagamento ocorreu. Se a marcação estiver errada, corrija o registro na ferramenta utilizada, documentando o motivo e o responsável. Quando a correção não estiver disponível, solicite suporte e mantenha uma anotação para a equipe conferir.

Cobre com clareza e discrição

Use uma mensagem individual com o período e o vencimento, oferecendo um canal para o aluno informar um pagamento já realizado. Evite divulgar pendências em grupos da turma. Uma comunicação respeitosa ajuda a esclarecer a situação sem expor o aluno.

Exemplo: “Olá! Estamos conferindo a mensalidade de outubro, com vencimento no dia 10. Caso você já tenha realizado o pagamento, pode nos enviar a referência para conferirmos o registro? Obrigado!”

Como usar o TatamiPilot nesse processo

O TatamiPilot oferece registros de pagamentos e acompanhamento de pendências junto à gestão dos alunos. Use as informações conferidas pela academia para alimentar os registros e consulte os tutoriais para entender as ferramentas. O sistema ajuda a organizar o trabalho; a conferência dos recebimentos continua fazendo parte da rotina da equipe.

Para conectar o financeiro à operação da academia, veja também o guia de controle de presença e conheça nosso sistema para academia de jiu-jitsu.